আপনি যদি কোনও পেশাদার লাইসেন্স পেয়ে থাকেন বা পরীক্ষায় বসার জন্য আবেদন করেন তবে আপনাকে একটি প্রত্যয়ন পত্র লিখতে হতে পারে এই উল্লেখ করে যে আপনি প্রয়োজনীয় তথ্যগুলি পূরণ করেছেন। আজকের এই লেখায় প্রত্যয়ন পত্র লেখার নিয়ম নিয়ে আলোচনা করা হবে।
একটি প্রত্যয়ন পত্রের মাধ্যমে, আপনি প্রত্যয়িত করেন যে আপনি ব্যক্তিগতভাবে কিছু প্রত্যক্ষ করেছেন বা এটি সত্য বলে জানেন। একটি প্রত্যয়ন পত্র সাধারণত একটি আনুষ্ঠানিক ব্যবসায়িক চিঠি হিসাবে লেখা হয়।
প্রত্যয়ন পত্র কি?
যখন কোনও কিছু নিশ্চিত করার প্রয়োজন হয় তখন কারও দ্বারা প্রত্যয়নের একটি চিঠি লেখা হয়। লোকেরা যখন কোনও ব্যক্তির চরিত্র, পেশাগত যোগ্যতা, আচরণ, অর্জিত প্রশংসাপত্রগুলি যাচাই করতে চায় তখন তারা প্রত্যয়নপত্র লিখে থাকে এবং এছাড়া ও অনেক কিছু মনে রাখা গুরুত্বপূর্ণ যে আপনি এই চিঠিতে যা কিছু প্রমাণ করেছেন তা আপনার পক্ষ থেকে সত্য বলে মনে করা হয় এবং আপনি এইখানের কোন কিছুই ভবিষ্যতে অস্বীকার করতে পারবেন না।
কখন প্রত্যয়ন পত্র লিখতে হয়?
অনেক পরিস্থিতিতে, প্রত্যয়নের একটি চিঠিকে অনেক গুরুত্ব দেওয়া হয়। উদাহরণস্বরূপ, যখন কোনও প্রার্থী কোনও কাজের জন্য আবেদন করেন, তখন তাকে প্রত্যয়নের একটি চিঠি সরবরাহ করতে হয় যেখানে তিনি দাবি করেন যে তার কোনও অপরাধমূলক রেকর্ড নেই এবং তিনি আচরণগতভাবে একজন ভাল এবং সৎ মানুষ। এই চিঠির আইনি গুরুত্বও রয়েছে। যদি আপনি সত্যায়িত করেছেন এমন কিছু অসত্য বলে প্রমাণিত হয়, তাহলে স্ক্যামটি স্থায়ী করার জন্য আপনার বিরুদ্ধে আইনী ব্যবস্থা নেওয়া যেতে পারে।
একটি প্রত্যয়ন পত্র সবসময় একজন ব্যক্তির নিজের জন্য লিখিত হয় না। কখনও কখনও, লোকেরা অন্য লোকেদের জন্যও সত্যায়িত চিঠি লেখে। যাইহোক, এই চিঠি লেখার জন্য প্রচুর বিশ্বাস এবং একটি ভাল সম্পর্ক থাকা প্রয়োজন।
যখন কেউ একটি প্রশিক্ষণ কোর্স সম্পন্ন করে, তখন তাদের প্রমাণ করতে হবে যে তারা প্রয়োজনীয় দক্ষতা রয়েছে যার জন্য তারা সেই প্রশিক্ষণ কোর্সটি গ্রহণ করেছিল। অন্য কথায়, এটি এক ধরণের স্ব-সার্টিফিকেশন।
প্রত্যয়ন পত্র লেখার নিয়ম
প্রত্যয়ন পত্র আসলেই খুব গুরুত্বপূর্ণ ডকুমেন্ট।। চলুন জানা যাক প্রত্যয়ন পত্র লেখার নিয়ম।
আপনার কাছে থাকলে লেটারহেড ব্যবহার করা
বিশেষ করে যদি আপনি পেশাদার ক্ষমতা থেকে চিঠি লিখে থাকেন, সে ক্ষেত্রে আপনার কোম্পানী বা ফার্ম থেকে লেটারহেড প্রত্যয়ন চিঠি রিকমেন্ড করা হয়।
উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি কোনও প্রাক্তন কর্মচারীর জন্য তাদের দক্ষতা এবং দক্ষতার প্রমাণ দেওয়ার জন্য একটি প্রত্যয়ন পত্র লিখছেন তাহলে আপনি কোম্পানির লেটারহেড ব্যবহার করতে পারেন।
আপনি যদি নিজের জন্য একটি প্রত্যয়ন পত্র লিখে থাকেন তবে কোম্পানির লেটারহেড ব্যবহার করবেন না যদি চিঠির বিষয়টির সাথে কোম্পানির কোনও সম্পর্ক না থাকে।
একটি পঠনযোগ্য ফন্ট চুজ করা
একটি প্রত্যয়ন পত্রের জন্য, আপনি সাধারণত টাইমস নিউ রোমানের মতো আরও আনুষ্ঠানিক, রক্ষণশীল ফন্ট ব্যবহার করতে পারেন। এই ফন্টটি যে কোনও ওয়ার্ড প্রসেসিং অ্যাপ্লিকেশনে পাওয়া যায়।
আপনি অন্য ডিফল্ট ফন্টও ব্যবহার করতে পারেন, যেমন Arial বা Helvetica।
তারিখ দেওয়া
আপনার পত্রের শুরুতেই তারিখ দিতে হবে।
প্রাপকের ঠিকানা অন্তর্ভুক্ত করা
প্রাপকের সম্পূর্ণ নাম, যদি জানা থাকে এবং তাদের কাজের শিরোনাম অন্তর্ভুক্ত করতে হবে। আপনি যদি কেবল কোনও স্কুল, সংস্থা বা পেশাদার বোর্ডে আপনার চিঠি লিখছেন তাহলে সত্তাটির নাম যথেষ্ট।
একটি সাবজেক্ট লাইন প্রদান করা
সাবজেক্ট লাইন প্রাপককে বলে যে চিঠিটি কী সম্পর্কে লেখা হয়েছে । এটি বিশেষভাবে গুরুত্বপূর্ণ যদি আপনার কোনও নির্দিষ্ট প্রাপক না থাকে।
আপনার স্বাক্ষর ব্লক তৈরি করা
লেটারের শেষে আপনি নিজের স্বাক্ষর দেওয়ার জন্য নির্দিষ্ট পরিমাণ একটি জায়গা রাখবেন।
চিঠিটি যথাযথ ব্যক্তি বা সত্তাকে সম্বোধন করা
সাধারণত, আপনি একটি আনুষ্ঠানিক ব্যবসায়িক চিঠি অভিবাদন হিসেবে “প্রিয়” শব্দটি ইউজ করতে পারবেন না। আপনি সে ক্ষেত্রে উক্ত ব্যক্তির নাম বা বিভাগের নাম উল্লেখ করবেন।
নিজের পরিচয় ঠিক মত দেওয়া
বিশেষ করে যদি আপনি অন্য কারও পক্ষে একটি প্রত্যয়ন পত্র লিখে থাকেন, তবে আপনি কে তা ব্যাখ্যা করতে আপনার চিঠির প্রথম অনুচ্ছেদে লিখুন। ব্যক্তির সাথে আপনার সম্পর্ক এবং আপনার যে কোনও প্রযোজ্য প্রশংসাপত্র অন্তর্ভুক্ত করুন।
আপনি যার জন্য চিঠিটি লিখছেন তাকে চিহ্নিত করা
আপনি যদি অন্য কারও পক্ষে একটি প্রত্যয়ন পত্র লিখে থাকেন তবে আপনি নিজেকে পরিচয় করিয়ে দেওয়ার পরে শীঘ্রই আপনার তাদের নাম লিখবেন। আপনি প্রথম বাক্যে এটি অন্তর্ভুক্ত করতে পারেন, তারপরে নিজেকে পরিচয় করিয়ে দেওয়া চালিয়ে যান।
আপনি যদি নিজের জন্য চিঠিটি লিখছেন তবে একটি ঘোষণা অন্তর্ভুক্ত করা
আপনি যদি নিজের সম্পর্কে কিছু প্রত্যয়িত করার জন্য কোনও সংস্থা বা সত্তাকে আপনার চিঠিটি লেখেন তবে আপনি সাধারণত আপনার চিঠিটি এমন একটি বিবৃতি দিয়ে শেষ করতে হবে যাতে চিঠির সব কিছু সঠিক এবং গুরুত্বপূর্ণ মনে হয়।
আপনাদের সুবিধার জন্য সংক্ষিপ্তভাবে আলোচনা করা হল:
- আপনি যে বিবৃতিটি সত্যায়িত করতে চান তা দিয়ে চিঠিটি শুরু করুন। এই বিবৃতিটি স্পষ্ট হওয়া উচিত এবং এতে সমস্ত তথ্য সরবরাহ করা উচিত। আপনি নিজের বা অন্য কারও জন্য এটি লিখছেন তা কোন ব্যাপার না, এটি মনে রাখা গুরুত্বপূর্ণ যে আপনি অসত্য বা মিথ্যা তথ্যের উপর ভিত্তি করে কিছু প্রমাণ করতে পারবেন না। অতএব, এটি সুপারিশ করা হয় যে আপনি সাবধানে প্রত্যয়ন পত্র লিখুন।
- প্রাপককে আপনার সাথে যোগাযোগ করতে বলুন যদি আপনি যে প্রত্যয়নটি লিখছেন সে সম্পর্কে তার কোনও প্রশ্ন থাকে।
- চিঠিতে আপনার স্বাক্ষর দিন।
যে বিষয়গুলো মাথায় রাখতে হবেঃ
- এটি আগেই উল্লেখ করা হয়েছে যে প্রত্যয়ন পত্রেরও আইনি গুরুত্ব রয়েছে। আপনি এই চিঠিটি লেখার সময়, নিম্নলিখিত বিষয়গুলি মনে রাখবেন:
- কেউ আপনার প্রত্যয়ন বিবৃতিকে আদালতে চ্যালেঞ্জ করতে পারে। এটি আপনার জন্য অনেক সমস্যা তৈরি করতে পারে। অতএব, এ ক্ষেত্রে সত্যবাদী হওয়া অপরিহার্য।
- চিঠিতে আপনি যে ভাষাটি ব্যবহার করবেন তা স্পষ্ট এবং বোধগম্য হওয়া উচিত। চিঠিতে কোনও অস্পষ্টতা থাকা উচিত নয়।
- আপনি কী উদ্দেশ্যে এই চিঠিটি লিখছেন তা নির্ধারণ করুন এবং তারপরে এটির খসড়া তৈরি করুন। নিশ্চিত হয়ে নিন যে আপনি প্রাপকের জন্য প্রয়োজনীয় কেবলমাত্র সেই বিবরণগুলি সরবরাহ করেছেন। খুব বেশি বিবরণ দেওয়া আপনাকে সমস্যায় ফেলতে পারে। অতএব, নিজেকে শুধুমাত্র প্রয়োজনীয় বিবরণের মধ্যে সীমাবদ্ধ করুন।
- আপনি যদি মনে করেন যে প্রমাণ সরবরাহ করার প্রয়োজন রয়েছে যে প্রাপক আপনাকে পরে সরবরাহ করতে বলতে পারে তবে আপনার সময়ের আগে তাদের সরবরাহ করা উচিত। আপনি চিঠির সাথে সেই প্রমাণ সংযুক্ত করতে পারেন এবং সংযুক্ত নথিগুলি সম্পর্কে পাঠককে জানাতে পারেন।
প্রত্যয়ন পত্রের নমুনা
প্রাপকের নাম:
কোম্পানীর নাম:
কোম্পানির ঠিকানা:
তারিখ:
যার কাছে এটি উদ্বিগ্ন হতে পারে,
আমি এই চিঠিটি লিখছি এটা প্রমাণ করার জন্য যে জনাব জনসন প্রয়োজনীয় দক্ষতা এবং অভিজ্ঞতা অর্জন করেছেন এবং এখন তিনি পরিচালক হিসাবে নির্মাণ সংস্থাকে নেতৃত্ব দেওয়ার অবস্থানে রয়েছেন। জনাব জনসন আমার তত্ত্বাবধানে আমার নির্মাণ সংস্থায় এক বছর ধরে কাজ করেছেন। তাকে আমার খুব পরিশ্রমী এবং উত্সাহী ব্যক্তি মনে হয়েছে এবং তার দক্ষতাও ব্যতিক্রমী।
আমি তার সাথে কাজ করতে পেরে খুব আনন্দিত যেহেতু তিনি আমার সাথে সফলভাবে অনেক গুলি প্রকল্প শেষ করেছেন। আমি এই চিঠির সাথে প্রমাণ হিসাবে কিছু প্রয়োজনীয় এবং প্রাসঙ্গিক ডকুমেন্টেশন সরবরাহ করছি। আপনি যদি মিঃ জনসন এবং আমার সাথে তার কাজ সম্পর্কে কোনও অতিরিক্ত তথ্য পেতে চান তবে নির্দ্বিধায় আমার সাথে যোগাযোগ করুন।
আন্তরিকভাবে,
প্রেরকের নাম
প্রেরকের স্বাক্ষর
শেষ কথা
আশা করি আজকের লেখা পড়ার প্রত্যয়ন পত্র লেখার নিয়ম নিয়ে সকল কনফিউশন দূর হয়েছে। এখন আপনি সহজেই একটি সঠিক প্রত্যয়ন পত্র লিখতে পারবেন।
বিভিন্ন তথ্য পাওয়ার জন্য আমাদের ওয়েবসাইটে সাথেই থাকুন। সাদিয়া নামের অর্থ কি এবং সাদিয়া নামের তাৎপর্য সম্পর্কে বিস্তারিত জানতে পারবেন আমাদের এইখানে।
