একটি অভিযোগ পত্র বা দরখাস্ত অনেক বেশি কার্যকর যদি এটি সঠিক ভাবে সঠিক পদক্ষেপ মেনে লেখা হয়, এতে আপনি কাঙ্ক্ষিত ফলাফল ও পাবেন সাথে আপনার কোম্পানি ও উপকৃত হবে। আপনাকে অভিযোগ দরখাস্ত লিখতে হলে আপনাকে যথার্থ পরিস্থিতি বুঝে দরখাস্ত লিখতে হবে। আজকের এই লিখায় অভিযোগ দরখাস্ত লেখার নিয়ম নিয়ে আলোচনা করা হবে।
অভিযোগ কি?
যে কোনও সময় আপনার কোনও অভিযোগ থাকলে আপনি মৌখ্নিভাবে বা অলিখিতভাবে অভিযোগ দায়ের করতে পারে, এটি মূলত কোন পরিস্থিতি বা উদ্বেগ হতে পারে যা আপনার কিছু বা কারও বিরুদ্ধে রয়েছে।
অভিযোগ পত্র / দরখাস্ত কি?
অভিযোগ পত্র/ দরখাস্ত একটি সার্ভিস, পণ্য বা পরিস্থিতি যার মাধ্যমে আপনি কোন অসন্তোষজনক পরিস্থিতির সমাধান করতে চান।
তাই আপনাকে সঠিকভাবে অভিযোগ দরখাস্ত লেখার নিয়ম জানতে হবে।
অভিযোগ দরখাস্ত লেখার নিয়ম কি?
চাকরিতে ঘটে যাওয়া একটি নির্দিষ্ট পরিস্থিতি সম্পর্কে ম্যানেজমেন্টের কাছে একটি অভিযোগ পত্র লেখা খুব সাধারণ। এইভাবে অসন্তুষ্টির চিঠিকে সম্বোধন করার সময় এটিকে একটি আনুষ্ঠানিক অভিযোগও বলা হয়। এটি করার মাধ্যমে আপনার কাছে ডকুমেন্টেশন রয়েছে যে আপনি আসলে অভিযোগ করেছেন এবং এটি থেকে একটি রেজোলিউশনে আসতে চান।
সম্ভবত খারাপ সার্ভিস বা খাবারের জন্য একটি অভিযোগ পত্র যা আপনি কোনও রেস্তোঁরায় পেয়েছেন তাও একটি অভিযোগ পত্রের ওয়ারেন্ট দেয়।
আপনার কারণ যাই হোক না কেন অভিযোগ পত্র লেখার মাধ্যমে আপনি প্রাপ্য ফলাফল পেতে পারেন।
অভিযোগ পত্র বা দরখাস্তের প্রকারভেদ
বিভিন্ন কারণে আপনাকে অভিযোগ দরখাস্ত লিখতে হতে পারে, যেমনঃ
- ভোক্তা অভিযোগ পত্র
- পণ্য অভিযোগ পত্র
- পরিষেবা অভিযোগ পত্র
- কর্মচারী অভিযোগ পত্র
- ভাড়াটে অভিযোগ পত্র
- অভিযোগ
অভিযোগ দরখাস্ত লেখার কারণ
একটি গ্রাহকের অভিযোগ ভাড়াটে হওয়া থেকে শুরু করে আপনি যে কোনও পণ্য কেনার জন্য অর্থ ফেরত চান এমন কোনও কিছু থেকে শুরু করে যে কোনও কিছুর ফলাফল হতে পারে।
একজন অর্থ প্রদানকারী গ্রাহক হিসাবে, কে আপনার অর্থ পায় তা কোন ব্যাপার না যদি আপনি চুক্তি থেকে যা পাচ্ছেন তা নিয়ে সন্তুষ্ট না হন তবে কথা বলুন। এর জন্য আপনি অভিযোগ লিখতে পারেন।
ম্যানেজমেন্ট বা গ্রাহক সার্ভিসে কোনও অভিযোগের প্রথম পদক্ষেপ নেওয়া একটি স্মার্ট পদক্ষেপ কারণ এগুলি সামনের সারির কর্মী।
আপনি যদি দেখতে পান যে আপনার পরিস্থিতি ব্যাখ্যা করার পরে আপনি যা চান তা পাচ্ছেন না তবে আপনাকে অবশ্যই একটি অভিযোগ পত্র লিখে এটি আরও এক ধাপ এগিয়ে নিতে হবে।
সম্ভবত আপনি দ্বন্দ্বমূলক মানুষ নন বরং পদক্ষেপ এড়িয়ে যাবেন এবং গ্রাহক পরিষেবা বা ব্যবস্থাপনায় একটি ফোন কল করবেন এবং এটিও ঠিক আছে।
আপনার অভিযোগকে সমর্থন করার জন্য সেখানে থাকা উচিত এমন লোকদের সাথে যোগাযোগ করার উদ্যোগ নেওয়ার জন্য আপনাকে যথার্থ উদ্যোগ নিতে হবে।
যদি কোনও কারণে আপনার অভিযোগটির সন্তুষ্টিজনক সমাধান না হয় তবে আপনার পদক্ষেপ ২ এ এগিয়ে যাওয়া উচিত, উচ্চতর কারও সাথে যোগাযোগ করা উচিত।
আপনি যখন কোনও পরিষেবায় সন্তুষ্ট হন না, বা আপনার কোনও সমস্যা হয় যা সমাধান করা দরকার তখন সংশ্লিষ্ট কর্তৃপক্ষের কাছে অভিযোগ পত্র লেখা হয়। চিঠিটা যেন ভদ্রভাবে লেখা হয় সেদিকে খেয়াল রাখতে হবে। একটি অভিযোগ পত্রের বিন্যাস একটি আনুষ্ঠানিক চিঠির বিন্যাস অনুসরণ করে।
একটি অভিযোগ পত্র লেখার জন্য, আপনি প্রেরকের ঠিকানা দিয়ে শুরু করতে পারেন যার পরে তারিখ, রিসিভারের ঠিকানা, বিষয়, অভিবাদন, চিঠির শরীর, প্রশংসাসূচক ক্লোজিং, স্বাক্ষর এবং ব্লক অক্ষরে নাম অন্তর্ভুক্ত করতে পারেন।
অভিযোগ দরখাস্ত লেখার নিয়ম
- কোম্পানির প্রধান কার্যালয়ের সাথে যোগাযোগ করা
- যোগাযোগের তথ্য অন্তর্ভুক্ত করা
- এটি গুরুত্বপূর্ণ যে আপনি আপনার অভিযোগ পত্রে যোগাযোগের তথ্য অন্তর্ভুক্ত করুন যাতে আপনার উদ্বেগগুলি সমাধান করা যায়।
- পুরো নাম
- মেইলিং ঠিকানা
- ফোন নম্বর
- মোবাইল নম্বর
- ইমেল এড্রেস
- সমস্যাটি বিস্তারিতভাবে ব্যাখ্যা করা
- আপনি কী ফলাফল চান সে সম্পর্কে পরিষ্কারভাবে বুঝিয়ে বলা
- বিদ্রুপ, ক্রোধ এবং সহিংসতা এড়িয়ে চলা
- প্রাসঙ্গিক ডকুমেন্টেশন অন্তর্ভুক্ত করা
- রেজোলিউশনের জন্য একটি সময়সীমা জানানো
- চিঠিতে স্বাক্ষর করা
স্যাম্পল ১
দরখাস্তকারীর পরিচয়
বিষয়: একটি ক্ষতিগ্রস্থ পণ্য সম্পর্কে অভিযোগ প্রাপ্ত
স্যার/ম্যাম,
আমি আপনার অনলাইন দোকান থেকে একটি কালো টপ কিনেছি। আমি আজ পণ্যটি পেয়েছি, এবং আমি একটি রিটার্ন অনুরোধ দায়ের করার চেষ্টা করেছি কারণ আকারটি আমার অর্ডার করা আকারের চেয়ে ছোট, এবং কাপড়টি বাম দিকে ছিঁড়ে গেছে।
কোনও কারণে রিটার্নের আবেদন জমা পড়ছে না। পেজটি হয় পুনঃনির্দেশিত হচ্ছে বা আটকে যাচ্ছে। আমি একাধিকবার চেষ্টা করেছি, কিন্তু আমি এর মধ্য দিয়ে যেতে পারিনি। আপনি কি দয়া করে চেক করতে পারেন এবং আমাকে জানাতে পারেন যে রিটার্ন অনুরোধটি অর্ডার নং ৩০৪৯ এর জন্য দায়ের করা হয়েছে কিনা। যদি তা না হয় তবে দয়া করে আমাকে পণ্যটি ফেরত দেওয়ার জন্য আমার কী করা উচিত তা জানান।
আমি উপরের ক্ষতিগ্রস্থ অংশের ফটোগ্রাফ এবং আপনার রেফারেন্সের জন্য উদ্বোধনী ভিডিওর সাথে এখানে সংযুক্ত করছি।
ধন্যবাদ
ইতি
দরখাস্তকারীর পরিচয় এবং স্বাক্ষর
স্যাম্পল ২
দরখাস্তকারীর নাম
বিষয়: বাগানের দুর্বল রক্ষণাবেক্ষণ এবং অনুপযুক্ত বর্জ্য নিষ্কাশন সম্পর্কিত অভিযোগ পত্র
স্যার
আমি অমুক (নাম) অমুক জায়গার (জায়গার নাম) বাসিন্দা। আমাদের আবাসিক এলাকার চারপাশের বাগানের দুর্বল রক্ষণাবেক্ষণ এবং বর্জ্য নিষ্কাশনের অনুপযুক্ত বিষয়টি আপনার নজরে আনার জন্য আমি লিখছি। আবাসিক এলাকার চারপাশের বাগানে নিয়মিত জল দেওয়া হত, এবং ঘাসের গুল্মগুলি শুরুতে ছাঁটা এবং পরিষ্কারভাবে রক্ষণাবেক্ষণ করা হত।
এক মাসেরও বেশি সময় হয়ে গেছে বাগানে যে কোনও ধরণের রক্ষণাবেক্ষণ করা হয়। আমরা দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তির সাথে যোগাযোগ করার চেষ্টা করেছি, কিন্তু প্রতিটি প্রচেষ্টা কেবল বৃথা গেছে।
আরেকটি ক্রমবর্ধমান সমস্যা হল বর্জ্য নিষ্কাশনের সমস্যা। কর্পোরেশনের লোকেরা প্রতি দুই দিন অন্তর নিষ্পত্তির জন্য আবর্জনা সংগ্রহ করছিল, কিন্তু এখন এক সপ্তাহেরও বেশি সময় হয়ে গেছে তারা আমাদের এলাকা থেকে কোন আবর্জনা সংগ্রহ করেনি। এর ফলে বর্জ্য জমা হয়েছে, এবং লোকেরা এটি রাস্তার কোণে ফেলে দিতে শুরু করেছে কারণ তাদের কাছে অন্য কোনও বিকল্প নেই। দয়া করে এটি এবং বাগানের রক্ষণাবেক্ষণের দিকে নজর দিন কারণ এটি অব্যাহত থাকলে এটি একটি বিশাল ঝামেলা হয়ে উঠবে। এটি অত্যন্ত প্রশংসিত হবে যদি আপনি বাসিন্দাদের জানাতে পারেন যে সমস্ত আবর্জনা সংগ্রহ করা হবে এবং তাদের রাস্তার কোণে যেখানে সেখানে ফেলে দেওুয়া হবেনা।
ধন্যবাদ
দরখাস্তকারীর পরিচয় এবং স্বাক্ষর
স্যাম্পল ৩
দরখাস্তকারীর নাম
বিষয়: আমাদের এলাকায় নতুন রাস্তার আলো ইনস্টলেশন সম্পর্কিত অভিযোগ
স্যার
আমি আপনার সদয় দৃষ্টি আকর্ষণ করার জন্য লিখছি যে আমাদের এলাকায় কোনও রাস্তার আলো নেই এবং বৃষ্টি শুরু হওয়ার সাথে সাথে এটি একটি বিশাল সমস্যা হয়ে দাঁড়িয়েছে। যারা এই এলাকার মধ্য দিয়ে ভ্রমণ করে তাদের জন্য এটি খুব কঠিন কারণ রাতে খুব অন্ধকার থাকে এবং অবিরাম বৃষ্টিপাতের সাথে সাথে জায়গাটি প্লাবিত হয়। রাস্তাগুলি ক্ষতিগ্রস্থ হওয়ায় গাড়ি চালানো সত্যিই কঠিন হয়ে পড়ে এবং এর কারণে ক্রমাগত দুর্ঘটনা ঘটে চলেছে।
সুতরাং, আমি আপনাকে অনুরোধ করছি যে দয়া করে যত তাড়াতাড়ি সম্ভব কিছু পদক্ষেপ নিন এবং আমাদের এলাকায় রাস্তার বাতিগুলি ইনস্টল করুন কারণ এটি যদি এভাবে ছেড়ে দেওয়া হয় তবে এটি একটি বিপদ হয়ে দাঁড়াবে।
আপনার সময় এবং সহযোগিতার জন্য আপনাকে অগ্রিম ধন্যবাদ
দরখাস্তকারীর নাম এবং স্বাক্ষর
শেষ কথা
আশা করি, আজকের লেখা পড়ে অভিযোগ দরখাস্ত লেখার নিয়ম জানার সাথে সাথে এর মধ্যে অন্তর্ভুক্তির বিভিন্ন বিষয় ও আপনারা বুঝতে পেরে গেছেন। এখন থেকে একটি সঠিক এবং ভদ্র অভিযোগ পত্র আপনারা সহজেই লিখতে পারবেন।
বিভিন্ন তথ্য পাওয়ার জন্য আমাদের ওয়েবসাইটে সাথেই থাকুন। চাকরির দরখাস্ত লেখার নিয়ম সম্পর্কে বিস্তারিত জানতে পারবেন আমাদের এইখানে।
